Jak usprawnić i zautomatyzować obsługę telefoniczną w placówce medycznej?

Obsługa telefoniczna to bardzo ważny aspekt funkcjonowania placówki medycznej. Posiadanie efektywnego systemu telekomunikacyjnego wpływa na zadowolenie pacjentów oraz ułatwia pracę infolinii, lekarzy i managerów. Jednym z najpopularniejszych tego typu narzędzi, które idealnie się sprawdza w przychodniach jest wirtualna centrala telefoniczna TeleCube. O jej cechach, zaletach i związanych z jej posiadaniem kosztach piszemy w niniejszym artykule.
Medexpress 2021-06-25 19:00

Nowe wyzwania komunikacyjne

Ze względu na pandemię w ostatnich kilkunastu miesiącach placówki medyczne musiały zmierzyć się z nową rzeczywistością dotyczącą wyboru odpowiednich form komunikacji ze swoimi pacjentami. Obserwowaliśmy zdecydowany wzrost zapotrzebowania na kontakt telefoniczny, co było rzeczą naturalną, gdyż bezpośrednie spotkania zostały mocno ograniczone, a rozmowa telefoniczna od zawsze była jednym z najpopularniejszych sposobów komunikowania się. Połączenia telefoniczne stały się podstawową formą kontaktu pacjenta z przychodnią, i to nie tylko w przypadku infolinii, ale również w kwestii kontaktu z lekarzem (bardzo popularne stały się tzw. teleporady).

Wolumen połączeń telefonicznych w placówkach medycznych wzrastał nawet o 50 i więcej procent, w porównaniu do okresu sprzed pandemii. Bardzo istotnym stało się zatem korzystanie z narzędzi telekomunikacyjnych, które sprostają takiemu wyzwaniu. Bazowanie na tradycyjnych telefonach analogowych czy tylko na telefonii komórkowej bywało niewystarczające. Dochodziło do sytuacji, że pacjenci nie mogli się dodzwonić do przychodni bo nikt nie odbierał telefonu lub słyszeli sygnał zajętości gdyż linia była zajęta. Powodowało to frustracje wśród pacjentów i utrudniało pracę przychodni. I tu z pomocą przychodziła wirtualna centrala telefoniczna TeleCube.

Czym jest centralka TeleCube?

Wirtualna centrala telefoniczna TeleCube to narzędzie w chmurze, które usprawnia komunikację telefoniczną z pacjentami i pomiędzy pracownikami, poprzez zastosowanie konkretnych funkcji i automatyzację wybranych działań. Centralka ułatwia także zarządzanie usługami i urządzeniami telekomunikacyjnymi. To narzędzie, z którego korzystają zarówno mikro placówki, jak i duże przychodnie. Można ją stosować dla stanowisk telefonicznych umieszczonych w biurze oraz zdalnych. Obsługa centrali jest bardzo intuicyjna i odbywa się przy użyciu panelu Klienta, dostępnego poprzez przeglądarkę internetową. Na panelu można m.in.

  • sprawdzać i edytować konkretne informacje (np. przydzielone numery, saldo konta),
  • kontrolować i analizować rozmowy telefoniczne (biling online z wieloma filtrami, statystyki),
  • zarządzać funkcjami centralki,
  • w prosty sposób opracować i modyfikować schemat centralki (przy użyciu narzędzia graficznego, działającego w oparciu o metodę „chwyć i upuść).

Funkcje centralki przydatne w obsłudze pacjenta

Centralka posiada wiele funkcji. Spośród nich warto wymienić te, które są szczególnie pomocne w przychodniach. Należą do nich m.in.

  • IVR, czyli zautomatyzowane drzewko połączeń - dzwoniący pacjenci po usłyszeniu zapowiedzi głosowej (która może być dostosowana według dni bądź godzin) i wyborze numeru tonowego, będą mogli: połączyć się z konkretnym odbiorcą (lekarzem czy rejestracją), pozostawić wiadomość głosową czy też uzyskać dostęp do dedykowanych dla nich informacji.
  • Kolejkowanie – opcja, która umożliwia utworzenie grup pracowników odbierających połączenia i zastosowanie odpowiednich reguł łączenia z nimi pacjentów. Jest to szczególnie przydatne jeśli często ilość połączeń w danym momencie jest większa niż liczba pracowników je odbierających. W takich sytuacjach dzwoniący mogą oczekiwać w kolejce na połączenie, słuchając muzyki i ewentualnie komunikatu o miejscu zajmowanym w kolejce.
  • Automatyzacja SMS – wysyłanie pacjentom automatycznych, opracowanych według ustalonych reguł, wiadomości SMS, np. przypomnienie o wizycie, informację o odwołaniu wizyty czy też ankietę badającą zadowolenie pacjenta.
  • Nagrywanie rozmów – rozmowy z pacjentami można rejestrować, a następnie odsłuchać i pobrać z panelu Klienta.
  • Historia nieodebranych połączenia – na panelu Klienta można łatwo sprawdzić, które rozmowy nie doszły do skutku, co umożliwi oddzwonienie na wybrane numery.
  • Zapowiedzi głosowe – komunikaty, które słyszy pacjent po połączeniu się z placówką, można je opracować samodzielnie przy użyciu wirtualnego lektora lub zlecić ich realizację doświadczonym lektorom, za pośrednictwem TeleCube.

TeleCube to również operator telefonii VoIP

Dostawca centralki jest także operatorem telefonii VoIP (telefonii internetowej) TeleCube. Dlatego kupując centralkę uzyskuje się jednocześnie dostęp do telefonii z darmowymi połączeniami w sieci TeleCube oraz niskimi stawkami za połączenia zewnętrzne (od 5 groszy netto / minutę).

Połączenia w TeleCube mogą być realizowane przy wykorzystaniu różnych urządzeń. Urządzenia można dopasować do miejsca wykonywania pracy (np. inne w biurze, inne gdy praca jest wykonywana zdalnie) oraz do indywidualnych preferencji pracowników (lekarzy, konsultantów infolinii czy managerów) bądź działów. Wyboru można dokonać spośród takich urządzeń jak:

  • komputer, laptop z darmową aplikacją TeleCube SIP,
  • telefon VoIP (przewodowy i bezprzewodowy),
  • telefon analogowy z bramką VoIP,
  • telefon komórkowy z aplikacją VoIP.

Warto w tym miejscu napisać, że w urządzenia telefoniczne (jak telefony VoIP czy bramki VoIP) można zakupić w TeleCube, a aplikacja TeleCube SIP na urządzenia desktopowe jest łatwa do ściągnięcia i dostępna bezpłatnie.

TeleCube jako operator telefoniczny dostarcza również stacjonarne numery telefoniczne, z dowolnej polskiej strefy numeracyjnej. Wśród wielu oferowanych numerów, są również numery ładnie się prezentujące tzw. numery platynowe np. takie jak: 253 253 252 czy 242424024 (można je pozyskać za dodatkową opłatą). Do TeleCube można także przenieść swoje aktualne, stacjonarne numery telefoniczne.

Ile kosztuje centralka?

Wirtualna centrala TeleCube jest oferowana w formie 4 pakietów, które różnią się nazwą, ilością numerów oraz funkcji. Przykładowy pakiet, o nazwie Biznes, dedykowany dla max. dziesięciu stanowisk telefonicznych kosztuje: 89 zł netto / miesiąc. Zawiera on m.in. 10 numerów wewnętrznych, 5 polskich numerów stacjonarnych oraz takie funkcje centralki jak np. IVR, kolejkowanie, SMS-y, biling online, książkę telefoniczną czy nagrywanie rozmów. Droższe pakiety udostępniają dodatkowe funkcje np. telekonferencje, widget callback, ankietę SMS czy API. Istnieje także możliwość dokupienia do danego pakietu kolejnych numerów lub funkcji, które nie są w nim oferowane.

Jak przetestować centralkę i zakupić ją w niższej cenie?

Operator TeleCube uruchomił obecnie promocję „MedPromo” (trwająca do 15 lipca br.), dzięki której można przetestować dowolny pakiet wirtualnej centrali przez 14 dni bez zobowiązań i opłat. Co więcej placówki medyczne, które po okresie testowym zdecydują się na korzystanie z usługi otrzymają rabat (do 15%) na stałą opłatę abonamentową.

Szczegółowe informacje o promocji oraz dedykowany Kod Rabatowy są dostępne na stronie: wirtualna-centrala-dla-medycyny.telecube.pl/

PDF

Zobacz także