12 lipca 2019 r. wchodzi w życie ustawa z dnia 22 listopada 2018 r. o dokumentach publicznych (Dz.U. 2019 poz. 53).
Należy przypomnieć, że głównym celem ustawy jest stworzenie skutecznego systemu bezpieczeństwa dokumentów publicznych przez określenie zasad bezpieczeństwa związanego z jakimkolwiek używaniem i stosowaniem, w tym przechowywaniem dokumentów publicznych.
Dokumenty publiczne zostały podzielone na 3 kategorie, w zależności od ich znaczenia dla bezpieczeństwa państwa:
- I kategoria - są to najważniejsze dokumenty osobiste, czyli dowód osobisty, paszport, akt małżeństwa, dokumenty wydawane przez sądy, dokumenty notarialne, prawo jazdy i dowód rejestracyjny, legitymacje służbowe (np. policyjne)
- II kategoria - są to najistotniejsze dokumenty odnoszące się do bezpieczeństwa państwa, w tym m.in. dotyczące broni, międzynarodowego przewozu towarów niebezpiecznych, potwierdzające wykształcenie wyższe i specjalistyczne oraz świadectwa dojrzałości
- III kategoria - są to te dokumenty, które mają wpływ na bezpieczeństwo obrotu gospodarczego i prawnego – należą do nich: koncesje, pozwolenia, licencje, zaświadczenia, świadectwa i certyfikaty związane z bezpieczeństwem transportu, dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, świadectwa ukończenia szkoły, legitymacje szkolne i studenckie oraz dokumenty uprawniające do różnego rodzaju ulg
Planowane jest utworzenie Rejestru dokumentów publicznych, który będzie prowadzony przez ministra spraw wewnętrznych i administracji w systemie teleinformatycznym. W ramach rejestru każdy obywatel będzie miał dostęp online do wzorów obowiązujących dokumentów publicznych z ich opisem, a także opisem podstawowych zabezpieczeń i sposobu weryfikacji ich autentyczności.
Zgodnie z ustawą osoba, która będzie wytwarzać, oferować, zbywać lub przechowywać w celu zbycia replikę dokumentu publicznego ma podlegać grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2. Oczywiście nie dotyczy to sytuacji, w której określonym osobom przysługuje szczególne uprawnienie do wytworzenia repliki dokumentu. Istotne wyjątki od stosowania ustawy mogą przewidywać przepisy szczególne np. w zakresie możliwości tworzenia kopii dokumentów. Wyjątkiem jest sektor bankowy – tu nadal będzie dozwolone kserowanie dowodu osobistego, absolutnie zakazane w innych przypadkach.
Replika dokumentu publicznego to odwzorowanie lub kopia wielkości od 75% do 120% oryginału o cechach autentyczności dokumentu publicznego lub blankietu dokumentu publicznego, z wyłączeniem kserokopii lub wydruku komputerowego dokumentu publicznego wykonanych do celów urzędowych.
Ustawa nakłada określone obowiązki na osoby przechowujące dokumenty. Pomieszczenie, w którym są przechowywane dokumenty publiczne oraz blankiety tych dokumentów, musi być zamykane, a dostęp do tego pomieszczenia mogą mieć wyłącznie osoby upoważnione.
